Jim Wetekamp, CEO de Riskonnect, mediante la publicación de un reciente artículo, nos brinda una orientación de cómo llevar a cabo auditorías exitosas en un entorno de trabajo remoto, en el cual, se plantea que, a medida que la pandemia COVID-19 magnifica las amenazas existentes y crea constantemente nuevos riesgos para que las organizaciones evalúen, los líderes empresariales están buscando una mayor seguridad de que la supervisión, las capacidades y los controles adecuados están en su lugar, y buscan ayuda en la auditoría.
Debido a las restricciones de viaje que limitan la movilidad en muchas partes del mundo y el trabajo a distancia, los líderes de auditoría están encontrando un inmenso valor en los beneficios del trabajo digital: principalmente velocidad, participación más amplia de las partes interesadas e informes sólidos y centralizados. Incluso, muchos equipos de riesgo y cumplimiento han advertido que las auditorías remotas pueden ser, en muchos sentidos, más fáciles y más eficaces que las auditorías en sitio.
El camino para llevar a cabo la debida diligencia digitalmente, debe estar guiado por un adecuado aprendizaje. Wetekamp presenta algunos consejos para obtener el máximo valor en la labor de auditoría, ya sea que la organización ya haya adoptado completamente las auditorías digitales o que esté empezando este camino.
Reevaluar continuamente las prioridades: Evaluar de manera frecuente, usualmente es de manera trimestral, o con la frecuencia que las condiciones lo dicten, cómo la pandemia está afectando a su plan de auditoría. ¿Necesita centrarse más en la comprobación de los protocolos de seguridad internos, dada la necesidad de equipo de protección personal y distanciamiento social? Con los empleados trabajando desde casa indefinidamente, ¿están la ciberseguridad y la red llegando al extremo?
Es importante tener en cuenta la forma en que está haciendo negocios hoy en día, analizar de qué manera la pandemia evoluciona, cada mes, semana e incluso día. Con esa información se podrá revisar y ajustar continuamente el plan de auditoría anual de acuerdo con las condiciones del negocio, las solicitudes de gestión y la dinámica de la industria/mercado. Hay que alinear al equipo y a las partes interesadas clave en los riesgos críticos y urgentes y centrar la atención en la auditoría de las áreas y procedimientos que protegerán más el negocio.
Invertir en herramientas que fomenten la conexión y la colaboración: Naturalmente, es más difícil colaborar y conectarse con colegas y propietarios de procesos cuando trabajan de forma remota. Eliminar las barreras de distancia y e permitir a los auditores revisar los procedimientos o documentos juntos, en tiempo real, tal como lo harían en persona, se puede lograr mediante el uso de las diferentes herramientas tecnológicas como: videoconferencia, con el uso compartido de pantalla, las reuniones grabadas, las capacidades de la pizarra y mucho más, lo que permitirá a los auditores a captar señales visuales útiles que normalmente se observan in situ durante las entrevistas en vivo. Y hablar «cara a cara» ayuda a los auditores a crear una relación y confianza con los auditados, que es una parte muy importante del proceso.
Asegurarse que el equipo y los auditores estén alineados para el éxito: Para lograr una auditoría remota exitosa no sólo se requiere obtener los datos de prueba y la documentación requerida, todo ello puede ser aún más difícil de lo habitual cuando la gente no está trabajando en el mismo edificio. Es mucho más difícil perseguir a la gente por la información que se necesita cuando no se puede simplemente acercarse al escritorio de alguien y preguntar.
Hay que comenzar proporcionando orientación sobre cómo trabajar de forma eficaz de forma remota. Asegurarse de que todos los auditores y las partes interesadas estén alineados en el proceso de auditoría virtual, incluidos los plazos de respuesta, lo que se espera de ellos y lo que necesitan compartir antes y después de las reuniones. Hay que hacerles saber de antemano cuáles son sus prioridades como parte de la auditoría, la documentación específica que necesitarán proporcionar y lo que se tratará durante la reunión para permitirles tiempo suficiente para prepararse.
Invertir en la tecnología apropiada: Muchos equipos aún utilizan hojas de cálculo guardadas en varias unidades de red internas para planificar, capturar y realizar un seguimiento de la actividad de auditoría, este enfoque era cuestionable antes de COVID, y es francamente ineficaz para las auditorías realizadas virtualmente. Los equipos de auditoría necesitan una forma centralizada de garantizar el cumplimiento, medir el progreso, evaluar los resultados con respecto a los puntajes de auditoría anteriores y hacer que las personas sean responsables de sus acciones.
Frente a ello la importancia de invertir en una tecnología adecuada que permita a los equipos de auditoría y aseguramiento aplicar una metodología de auditoría coherente, reducir las posibilidades de que falten problemas y mejorar las respuestas de la organización al panorama del riesgo de pandemia en constante evolución. Un sistema automatizado basado en la nube crea un repositorio de toda la información relacionada con la auditoría y la comparte fácilmente con todas las partes involucradas. Los profesionales de auditoría y seguridad pueden estar seguros de que están basando las decisiones en los datos más actualizados (en lugar de correos electrónicos y archivos obsoletos) y pueden asignar tareas y recordatorios a los colegas para que no haya olvidos involuntarios. Con análisis avanzados y representaciones visuales instantáneas de datos, estas herramientas también eliminan los tediosos informes manuales, aceleran el ciclo de auditoría y liberan tiempo para que los equipos se centren en mejorar las estrategias de auditoría.
Lo que está visto, es que este sistema de auditorías virtuales al igual que el trabajo remoto permanecerán después de COVID e incluso existirán nuevas y mejores herramientas que aporten a dichos trabajos.
El aprovechamiento de las herramientas de la manera correcta, ya sea que una auditoría sea virtual o in situ, puede mejorar la visibilidad de la función de auditoría entre los líderes superiores. Al ser capaz de evaluar la eficacia de las prácticas de gobernanza, riesgo y cumplimiento de manera más rápida y precisa, la auditoría puede consolidar su posición como un socio estratégico para lograr la gestión general de riesgos y los objetivos empresariales de la organización.
Fuente: Auditool