Muchos creen que documentar la naturaleza, la oportunidad, el alcance y los resultados de los procedimientos de auditoría se sale del presupuesto, sin embargo, muchos profesionales han descubierto que no es el caso. Un estudio del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA por sus siglas en inglés) encontró que el problema más común en las auditorías es la falta de una documentación adecuada.
El contar con una sólida y completa documentación permitirá cumplir con los requerimientos en la labor de Auditoría, de igual manera puede llevarnos a una participación más eficiente. Vale la pena gastarse el tiempo que sea necesario para dejar una documentación acorde con el estándar, es una inversión que pagará sus dividendos más tarde.
A continuación, mencionamos las mejores prácticas que les ayudarán a su firma a cumplir con los requisitos exigidos y a lograr un desempeño de alta calidad mejorando su eficiencia:
- ADOPTE UN ENFOQUE INTELIGENTE DE PLANEACIÓN: La etapa de planeación es muy importante ya que es la base para una auditoría eficiente y efectiva, por ello tómese el tiempo que realmente necesita para conocer a sus clientes, asegúrese que los miembros con mayor experiencia de su equipo tengan la suficiente preparación que les permita identificar plenamente las áreas críticas de auditoria con sus riesgos y respuestas.
Cuando haya establecido el plan de auditoría, esquematícelo en un memo, resalte los principales riesgos junto con las estrategias para mitigarlos y las referencias de dónde trabajar cada punto. Esto le dará al socio una visión general de las áreas de auditoría más importantes al tiempo que proporciona la articulación de los papeles de trabajo. Continúe la actualización del memo a medida que avanza la auditoría y sean identificados nuevos riesgos.
Si el equipo de auditoría ha estado tomando el enfoque de “lo mismo que el año pasado” (SALY por sus siglas en inglés) o lo que es peor, si han estado realizando los procedimientos que aparecen en el programa de auditoría de un proveedor externo pese a las consideraciones de riesgo, pueden estar perdiendo una oportunidad de obtener grandes beneficios en cuanto a eficiencia y eficacia se refiere.
- ACOJA LA ESTANDARIZACIÓN: Usualmente las firmas pueden tener estandarizados los procedimientos de auditoría, sin embargo, cada socio a menudo tiene sus preferencias frente a los papeles de trabajo, lo cual puede crear ineficiencias cuando su equipo documente su trabajo, por ello es recomendable solicitar que todos los auditores usen papeles de trabajo estandarizados.
Las firmas deberían usar marcas de auditoría estandarizadas para evitar repeticiones innecesarias en los papeles de trabajo, así como también deberían diseñar papeles de trabajo que permitan cumplir múltiples propósitos. Por ejemplo, las firmas pueden usar el mismo papel de trabajo para analizar una cuenta de balance y relacionarla con cuentas de resultado, como también proveer información necesaria para los estados de flujo de fondos de la entidad, la declaración de renta, etc.
Un método para impulsar la eficiencia es eliminar la documentación innecesaria del cliente en los archivos. Por ejemplo, cuando un auditor incluye copias de extractos bancarios a un archivo de auditoría debe escanear los documentos, vincular información pertinente a la conciliación bancaria, etc, lo que consume mucho tiempo y puede llevar a una exposición legal. Recuerde: no todos los procedimientos de auditoría requieren su propio papel de trabajo. La naturaleza, oportunidad, alcance y los resultados de algunos procedimientos pueden quedar documentados agregando unas cuantas frases al programa de auditoría.
- DOCUMENTE AHORA, AHORRE TIEMPO DESPUÉS: En el ejercicio de las auditorías suele pasar que los auditores dejen para después la documentación, es mejor ir documentando a medida que se desarrolla el trabajo, es más probable que la documentación sea más precisa y completa, nos ahorra tiempo y evita situaciones como recordar mucha información que ya no está tan fresca en nuestra memoria o repetir tareas después de haber terminado un procedimiento.
Adicionalmente el documentar oportunamente el trabajo permite a los supervisores y socios gastar menos tiempo lidiando con preguntas innecesarias, desacuerdos o malentendidos y mejora las oportunidades para que los papeles de trabajo sean revisados en el campo así como preparar un borrador del informe y de la carta de representación antes de dejar las oficinas del cliente.
Completar el proceso de revisión y discusión del informe de auditoría con la suficiente antelación también es la base para limitar la responsabilidad del auditor frente a los hechos y eventos posteriores. Esto es importante, ya que el auditor debe saber si entre la fecha de terminación del trabajo de campo y la fecha de emisión del informe ocurrieron hechos que puedan tener algún efecto sobre los estados financieros que deban ser revelados.
- ESTE PREPARADO PARA LO QUE VIENE: Una documentación apropiada provee al equipo de auditoría de los próximos años de un registro de los asuntos más significativos y ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos, dándoles una base sólida para las auditorías subsiguientes, comprenderán mejor lo que pueda pasar a los clientes, de la información requerida y no tendrán que empezar desde cero.
Todo en mención ayudará a los auditores a estar preparados cuando se trate inspecciones internas, revisión entre pares y atención a visitas de autoridades de vigilancia y control. Teniendo una sólida documentación, nos llevará menos tiempo atender y responder inspecciones o revisiones que surjan. Desarrollando un paquete coherente y suficiente de papeles de trabajo, es menos probable que el auditor sea requerido para rehacer el trabajo ya realizado en campo, hacer seguimiento a las solicitudes de los clientes, o en el peor de los casos, retirar un informe de auditoría.
Fuente: Auditool.