Una las bondades principales de la integración de sistemas de gestión, es sin duda la posibilidad de realizar una sola auditoría interna, ya sea con el fin de obtener la certificación o tan solo para comprobar la eficacia del SIG. Pero las auditorías de Sistemas Integrados de Gestión presentan algunas particularidades que conviene conocer y sobre las cuales profundizaremos en nuestra entrada de hoy.
Auditorías de Sistemas Integrados de Gestión (SIG)
Las auditorías de Sistemas Integrados de Gestión, permiten obtener una perspectiva imparcial del sistema, a la vez que se evalúa el desempeño, el cumplimiento de los requisitos de las diversas normas integradas (Calidad, Salud, Medio Ambiente, Continuidad del Negocio), las fortalezas y las oportunidades de mejora.
Las auditorías a un SIG, puede ser realizada para el mantenimiento de la certificación o para evaluar el rendimiento de los sistemas de gestión. Durante una auditoría a un SIG, los auditores evalúan el cumplimiento de los requisitos, el rendimiento y señalan las oportunidades de mejora de la organización.
¿Cómo se realizan las auditorías de Sistemas Integrados de Gestión?
Aunque esta auditoría es muy parecida a la que se efectúa con el fin de comprobar la eficacia y el cumplimiento de requisitos en una norma específica, en la parte procedimental existe un aspecto clave que se requiere seguir, y nos referimos a la lista de chequeo,
Lista de chequeo para realizar auditorías de Sistemas Integrados de Gestión:
Evaluación sobre el recorrido de las instalaciones: En la que se considera el aseo de las áreas, el estado de las conexiones eléctricas y de las maquinarias, que no existan objetos que obstruyan los pasillos y vías de escape, la ubicación y caducidad de los extintores, a más de 1.30 m desde su base, con protección para aquellos que se encuentren a la intemperie, que las vías de evacuación estén señalizadas y que haya una buena señalización y carteles informativos legibles.
Con respecto a los gerentes y supervisores: Se debe verificar que la política esté firmada, fechada y que cumple con los requisitos de las normas, verificar que haya sido publicada y difundida, preguntar de que manera se concreta la política del SIG en objetivos de Gestión Ambiental, Salud y Seguridad, y Calidad, el entrevistado debe saber explicar cómo se establecieron los objetivos en consistencia con la política e identificación de aspectos ambientales significativos, riesgos inaceptables y como se mide cada uno de ellos, finalmente, se debe solicitar los documentos respectivos programa de gestión con objetivos y los informes que respaldan mediciones de avance.
En cuanto a la comunicación: Evaluar cómo se asegura la comunicación efectiva del sistema, por ejemplo, el accionar de la empresa frente a un reclamo, queja de parte interesada (comunidad, vecinos, cliente).
En cuanto al compromiso de la Alta Dirección de la Organización: Verificar si tienen establecido algún mecanismo para efectuar las revisiones gerenciales del SIG, evaluar ¿Con qué frecuencia se revisa el sistema?, ¿Dónde se define la frecuencia de revisión del sistema?, se deberá solicitar actas de revisión del SIG, donde se indique número de acta, fecha, participantes, todos los temas tratados y los acuerdos tomados (acciones correctivas y preventivas en relación a cada tema tratado) y finamente, verificar que, a partir de la segunda revisión gerencial, se debe registrar la revisión de las acciones definidas en la reunión anterior.
Respecto a la mejora continua: Consultar cómo se lleva a cabo la mejora continua, para ello el supervisor del SIG debe poder explicar que fuentes de información maneja para obtener la mejora continua. Deben estar disponibles los informes estadísticos de indicadores de desempeño del SIG, análisis de acciones correctivas, incidentes ambientales, incidentes de salud y seguridad ocupacional, reclamos partes interesadas, que se utilizan en las revisiones gerenciales.
En cuanto al Control de Registros: Se debe solicitar lista de control de registros, tales como: informes emitidos para evaluar cumplimiento de programa de gestión ambiental y salud y seguridad ocupacional.
En cuanto al Manual de Gestión: Analizar el manual en base a las siguientes preguntas: ¿Incluye el alcance del Sistema y sus posibles exclusiones?, ¿Se identifican los procesos dentro del SIG?, ¿Se indican las responsabilidades del Comité Ejecutivo, Equipo de Gestión? ¿Representante de la Dirección, Coordinador SIG, Coordinadores SIG del área?.
Aunque la labor de las auditorías de Sistemas Integrados de Gestión, pueden abarcar muchos más temas, lo cierto es que los aspectos de mayor relevancia están contemplados en la lista de chequeo, que se espera sea de gran utilidad para auditores y administradores del SIG.
Fuente: Isotools