Una de las herramientas más valiosas en toda actividad empresarial es la documentación de los procesos, ya que es una de las bases de la calidad y de la legitimidad de las actividades empresariales. Para la auditoría, tener una buena documentación de los procesos facilita la comprensión y ayuda a evidenciar la fortaleza del sistema de control interno.
En la búsqueda de aportar agilidad en las organizaciones, en algunos casos la alta dirección percibe que la documentación de los procesos es excesiva, innecesaria e incluso que sólo se elabora para satisfacer a los auditores. Sin embargo, se debe evitar promover el descuido de la documentación obligatoria o crítica en aras de la velocidad. El desafío que enfrentan hoy en día los auditores es lograr equilibrar entre el deseo de la alta administración de ir más rápido y documentar menos frente a la necesidad de una adecuada documentación de procesos.
Los auditores deben hacer entender a la administración los beneficios que trae una apropiada documentación para la organización, pero también debe apoyar los esfuerzos que se realicen para aliviar la carga de documentación excesiva, para ello es necesario que los auditores conozcan qué tipo de documentación es requerida y suficiente en un entorno ágil.
Se cree que usar metodologías ágiles es hacer cualquier cosa sin documentar y esto aplica tanto para las organizaciones como para los auditores. Se debe tener claro que la necesidad de documentar es principalmente de la organización, ya que, en la ejecución del trabajo de los auditores, son ellos los que deben evaluar cómo ejecutar las pruebas con la documentación existente y necesaria para efectos de la auditoría.
Es necesario que los auditores examinen si la organización tiene implementada alguna metodología ágil en sus procesos y si la está ejecutando de manera responsable. De ser el caso, el trabajo del auditor sirve de apoyo para garantizar que no se omita la documentación obligatoria. Esto requiere una amplia comunicación, para que mediante el uso de nuevas técnicas se pueda lograr agilizar las actividades de control.
No se debe percibir las metodologías ágiles como un medio para eludir los controles, sino que en su lugar, los controles deben adaptarse para tener en cuenta el uso de estas nuevas técnicas. Con una interiorización del entorno ágil y ejecutándolo en la práctica son el desarrollo de controles, es posible tomar las medidas correctas sin sacrificar la agilidad.
Los auditores deben crear conciencia de lo importante que es para las organizaciones producir la documentación suficiente y apropiada en beneficio del negocio. Generar documentación no debe significar un retraso en los procesos de la organización sino por el contrario, generar la documentación adecuada hace amigable los procesos y accesible la ejecución de los mismos, otorgando mayores beneficios en la operatividad de la organización, como los que se mencionan a continuación.
- Optimizar procesos. La revisión de la documentación puede revelar oportunidades para mejorar los procesos, corregir ineficiencias o errores e introducir la automatización.
- Capacitación y formación de empleados, la documentación ayuda a garantizar una formación completa y coherente para los nuevos empleados, en beneficio de la empresa y de ellos mismos.
- Preservar el conocimiento especializado, reduciendo el riesgo de depender demasiado de unos pocos individuos. También ayuda a la organización a defender su propiedad intelectual.
- Consistencia operativa, La documentación garantiza que los procesos del negocio se realicen de forma coherente con las especificaciones de la dirección.
Al implementar metodologías ágiles, los auditores deben aplicar diferentes controles por reconocer y evaluar. Asimismo, deben modificar o diseñar las pruebas para los controles y buscar eficiencias operativas. Es necesario que la documentación exista, la misma que debe ser completa, precisa y actualizada. Los auditores deben interiorizar estas metodologías para acceder a ellas sin problemas y evaluar la documentación en tiempo real durante todo el proceso de desarrollo. No hay que descuidar los requisitos de la documentación, la trazabilidad, evidencia y aprobación en el uso de la documentación.
A pesar del auge que están teniendo estas metodologías ágiles en las organizaciones, es necesario reconocer la importancia de la documentación de los procesos organizacionales. Se debe tener en cuenta que el auditor es un socio valioso para garantizar que el negocio alcance sus objetivos de velocidad y eficiencia sin perder el control.
Fuente: Auditool