Al referirnos al fraude, estamos asociándolo a engaño o estafa, pero ampliando un poco más, diremos que es la acción que perjudica económicamente a una persona u organización para lograr un beneficio indebido, puede darse de diversas formas y en la más mínima oportunidad.
En este artículo te brindamos algunos pasos para implementar un plan de prevención antifraude:
1.- Determinar Políticas Anti-Fraude: Con el objetivo de lograr obtener buenas prácticas dentro de la empresa se requiere tener una cultura organizacional enfocada en la ética y la integridad, por ello es importante establecer de manera adecuada los reglamentos, políticas, flujos de procesos y manuales de funciones, los cuales deberán ser difundidos a todo el personal. Estos documentos permitirán orientar al personal en su actuar diario.
Se debe tener en cuenta que el fraude puede darse de muchas maneras y en diferentes niveles de la organización, por lo cual es importante tener una política anti-fraude donde se describa que se considera fraude para la compañía, los pasos a seguir en el caso de darse (protocolo de investigación y comunicación), cuales son las responsabilidades del personal y sobretodo cuales son las actividades preventivas que todos deben practicar y cumplir.
2.- Evaluar de riesgo: El lograr implementar un programa de evaluación anti-fraude puede darse de forma sistemática y reiterada, sin embargo, es importante hacer el levantamiento de una matriz de riesgo de fraude en donde se describan los posibles esquemas dentro de la organización (modo defraudador), a su vez evaluarlos para posteriormente obtener oportunidades de mejora. Los aspectos a considerar en la matriz de riesgo de fraude son:
- Los eventos internos y externos de acuerdo a la operación de la compañía.
- La probabilidad de impacto y relevancia del riesgo.
- La facilidad de eludir los controles implementados.
- La cultura organizacional de la empresa.
Se deberá determinar al personal adecuado para estar a cargo de esta evaluación. Personal que conozca la compañía y de situaciones de fraudes pasados, a través de entrevistas, focus group y análisis de datos. Esta evaluación deberá ser actualizada por lo menos una vez al año o cuando surjan cambios dentro de la organización.
3.- Establecer actividades de controles Anti-fraudes:
Ello con el objetivo de poder detectar con anticipación situaciones anómalas y dificultar al usuario la realización de operaciones fraudulentas. Algunas de las actividades de control a establecer son:
- Código de ética, conducta y buenas prácticas (integridad y valores de ética)
- Manuales de Funciones y conductas de acuerdo al área (habilidades y conocimiento)
- Comité de Auditoria y/o Ética.
- Asignación de responsabilidades y límites de autoridad.
- Políticas de recursos humanos.
- Evaluación de clima laboral.
- Establecimiento de indicadores de riesgos (KRI’s)
- Dashboard automáticos de cumplimientos.
Los controles deberán ser financieros y no financieros en flujos de procesos, tecnología de la información, programas, sistemas y recurso humano.
4.- Implementar técnicas de prevención y detección: Para lograr ello se pueden implementar algunas actividades importantes en estos ámbitos:
- Crear un órgano responsable que procure el cumplimiento del código de conducta.
- Elaborar un Plan continuo de comunicación y capacitación al personal.
- Establecer un canal de denuncias que permita determinar anomalías e incumplimiento de los reglamentos y demás cuerpos normativos.
- Plan de auditorías internas (ágiles y sorpresivas) – revisiones analíticas.
- Automatización de procesos.
- Supervisión continua.
- Observación, entrevistas.
Para lograr una mayor efectividad de la aplicación de estas técnicas se requiere de compromiso por parte de la alta dirección
5.- Monitoreo y planes de acción: Para ello es fundamental crear un proceso de reportes, en la que se establezcan acciones correctivas en base a lo detectado y generar una gestión adecuada del riesgo o evento ocurrido. Las acciones correctivas deberán indicar la situación identificada, riesgos potenciales, actividad a ser realizada, responsables y fecha de cumplimientos.
Una vez implementadas las acciones se deberá monitorear continuamente, comunicar los resultados del progreso.
Fuente: IdeiaConsulting