El conflicto de intereses, surge cuando un individuo tiene intereses o lealtades rivales, por ello es conveniente un manejo adecuado por parte de las organizaciones, ya que ello puede contribuir al riesgo de fraude y la corrupción.
Al existir un conflicto de intereses, se vuelve difícil cumplir con el trabajo de manera imparcial, ya que esta situación puede afectar la capacidad de una persona para actuar objetivamente. Un conflicto de intereses puede existir incluso si no se produce ningún acto no ético o inapropiado; sin embargo, puede crear la apariencia de improcedencia, que afecta la confianza en las personas, los procesos, las organizaciones y los gobiernos.
Usualmente surgen los conflictos de intereses en el curso de actividades comerciales, especialmente durante un proceso de contratación. Los conflictos son variados, pero pueden incluir intereses pecuniarios, intereses legales, asociaciones externas en común o intereses personales o familiares no directos. Para cualquier situación de conflicto de intereses, se debe hacer la siguiente pregunta: ¿Percibiría alguien razonable que una persona puede ser influenciada por anteponer su propio interés por delante del interés de la organización? Esto no tiene por qué ser real ni demostrar que esto es un conflicto de intereses; sólo se necesita ser percibido.
En algunos casos se pone en práctica la implementación de políticas, procesos y estructuras de gobierno que permitan que las situaciones de conflicto de intereses se traten éticamente y dentro de los principios de transparencia aceptados. Para cada situación, se deben tomar medidas para identificar, evaluar la importancia y gestionar cualquier conflicto de intereses que pueda afectar a las personas y su trabajo.
Si bien los conflictos de intereses pueden ser difíciles de evitar, existen algunas líneas de acción para prevenirlos o para darles un manejo adecuado. A continuación, algunas de ellas:
Es importante que las organizaciones informen sobre los conflictos de intereses a sus empleados, colaboradores, clientes y otros terceros, para que las puedan reconocer, para ello normalmente las organizaciones cuentan con códigos de conducta, políticas de conflicto de intereses que contenga indicaciones sobre lo que es permisible y lo que no.
Asimismo, establecer procesos para gestionar conflictos de intereses inevitables, un proceso de notificación de terceros para informar de anomalías o conductas indebidas, que podrían ser anónimas y finalmente, revisar y auditar las actividades para asegurar que la política siga funcionando.
Al establecer los procesos para gestionar los conflictos de intereses es importante tener en cuenta algunos aspectos:
- Ayudar a las personas a evitar conflictos de intereses: Para ello se deberá capacitar y concientizar al personal para que sepan cómo deberán proceder en relación con el conflicto de intereses, las capacitaciones deberán ser parte del plan anual de actualización y extenderse a todos los empleados, contratistas y proveedores, con registros guardados.
- Exigir a las personas que declaren formal y adecuadamente cualquier conflicto de intereses que puedan tener: Para ello debe haber un código anual de conducta y declaración de conflicto de intereses firmado por cada empleado, contratista y proveedor, asi mismo deberá haber un proceso eficaz de auto información cuando surja una situación de conflicto de intereses. Así como también deberá existir un proceso para la notificación de terceros por anomalías o conductas indebidas, que pueden ser anónimas.
- Exigir una gestión transparente de los conflictos de intereses: Cada unidad de negocio debe incluir el conflicto de intereses como una consideración en las agendas de reuniones, evaluaciones de riesgos y registros de riesgos. Las instancias de conflicto de intereses deben notificarse inmediatamente a una autoridad competente en consonancia con la política de la organización para hacer frente a los conflictos de intereses. Debe haber un proceso claro para gestionar conflictos de intereses inevitables.
La definición final de la existencia o no de un conflicto de intereses debe ser El comité de auditoría es quien definirá si existe o no un conflicto de intereses, por otro lado, debe existir una presentación periódica de informes sobre los conflictos de intereses anualmente al comité de auditoría.
- Investigar adecuadamente las infracciones: La organización debe contar con un proceso para identificar infracciones, incluyendo actividades de revisión y auditoría. Se deberá definir al responsable de aceptar un conflicto o situación de interés, o autorizar nuevas acciones.
Las sanciones deben definirse, difundirse y en el caso de las acusaciones probadas, deberían dar lugar a las sanciones pertinentes (terminación del empleo y acción judicial, si corresponde)
- Mantener buenos registros: Los registro y documentación de conflictos de intereses, deberán contener información precisa y concisa.
Es de suma importancia poder identificar algunas situaciones en las que pueden presentarse conflictos de interés, para darles un manejo apropiado y tomar las decisiones que correspondan:
- El contratar a un solo proveedor puede levantar banderas rojas y percepción de favoritismo ¿ o conducta inapropiada. Estas situaciones deben ser apoyadas por un caso de negocio sólido validado independientemente del gerente que está adquiriendo.
- La contratación para comprar bienes o servicios a los proveedores debe probarse periódicamente en el mercado mediante un proceso de adquisición. Se levanta una bandera roja donde un proveedor tiene un contrato durante mucho tiempo sin pruebas de mercado.
- Los obsequios de los proveedores casi siempre se proporcionan para influir en las adquisiciones futuras.
- La suscrición de contratos con los proveedores, se debe ser cauteloso en cuanto a su duración y condiciones.
- Los altos directivos no deben sentarse en juntas o comités de organizaciones que sean proveedores que suministran bienes o servicios, o que pretendan lograr ese estatus.
- Cuando un alto directivo tenga una relación con un proveedor o alguien conectado a un proveedor, ya sea actual o histórico, no debe participar en actividades de compras con ese proveedor.
Al tener en cuenta los comentarios y planteamientos antes considerados, es posible lograr una mitigación de los riesgos que traen consigo los conflictos de interés. Los auditores deben estar atentos a estas situaciones y evaluar los controles respectivos.
Fuente: Auditool